Arsenal de un hombre de acción

Sucede con frecuencia que los personajes estadistas, hombres de negocios acertados y destacados científicos presentan los resultados de sus labores, pero para los presentes no llega el sentido de lo dicho y mostrado por los presentadores. Los oyentes no perciben importantes aspectos de la presentación, y con frecuencia  quedan simplemente aburridos. En actualidad, la mayoría de la gente está sobrecargada de la información, y por esto para atraer su atención hay que presentarle la información de una manera peculiar. En este aspecto el formato de la información influye no solamente sobre el interés, sino también en lo mucho sobre la comprensión y sobre el nivel de la asimilación del material y la memorización de los detalles.

 La tarea principal de la presentación  del dirigente es formar la opinión, sobre cuya base la gente va a tomar las decisiones necesarias correctas. Con frecuencia se usan las presentaciones estandartizadas en el formato de Power-Point. Sin embargo, las representaciones en este formato tiene unas imperfecciones: son bastante lineales y estáticos. Tal formato no provoca interés, y el presentador tiene que apoyarse solamente en su propio carisma. Y cuando se llega el momento de preguntas y respuestas, resulta que este carece un instrumento cómodo para “extraer” unos detalles principales, y el auditorio oye solamente “Por favor, muestren la diapositiva anterior”.

 En el presente artículo hablaremos de los instrumentos, que le ayudarán aclarar y explicar a los oyentes la información necesaria para usted.

Los instrumentos de la influencia      

 Para que la presentación tenga efecto, hay que recordar de los principios básicos de la influencia sobre el auditorio. Los expertos destacan varios niveles de tal influencia.

 Los instrumentos semánticos /o de contenido/ - es todo lo que está vinculado con el contenido de la presentación: una exposición extraordinaria del tema, la profundidad de su aclaración, la transparencia de los pasos de un aspecto al otro durante la explicación, la vinculación del material presentado con los intereses del auditorio. Son muy importantes los instrumentos informativos, que permiten argumentar las tesis y las deducciones con los datos y hechos concretos, presentándolos en diferentes formas /textual, gráfica, esquemática, video/ y niveles de los detalles /HTML-presentaciones modernas/. Los instrumentos tecnológicos, que son los medios que permiten demostrar la presentación /pantallas sensoriales, las translaciones online, etc./. Los instrumentos de decoración incluyen el diseño, el nivel de la presentación visual del material, la claridad y el alto nivel comprensivo de las imágenes visuales, así como su utilidad para la memorización del material. A al fin, los instrumentos de la personalidad, o sea, la sabiduría y la capacidad personal del dirigente de influir sobre el auditorio con su estado de ánimo, convencerlo, poner debidamente los acentos de sentido y saber elegir las confirmaciones y hechos para fundamentar sus deducciones.   

 El uso de todos estos instrumentos es necesario para poder ejercer la influencia sobre el auditorio, la cual se puede dividir condicionalmente en tres etapas: causar el interés, lograr la comprensión y provocar la toma de la decisión /el paso a la acción o a la planificación de la acción/.

 Es de interés especial los instrumentos informativos de la influencia, ya que estos están en la intersección de los instrumentos semánticos y tecnológicos. Precisamente los instrumentos informativos son más faltantes para las presentaciones estándar en PowerPoint. Tales instrumentos se usan durante la elaboración simultánea analítica /por ejemplo, el paso de los textos en los esquemas, gráficos, la extracción de los planteamientos clave/ y tecnológica /el uso de los instrumentos modernos/.   

 Un elocuente ejemplo del uso efectivo de los instrumentos informativos fue el informe de balance de Víctor Vexelberg ante Dmitri Medvdev sobre el trabajo del Fondo “Skolkovo” en 2011. El Presidente tuvo la posibilidad de no solamente observar la presentación de manera apartada, sino estudiar de la manera independiente los detalles, que le interesaron.

 Haremos una pequeña digresión y analizaremos algunas particularidades de la percepción sicológica de las presentaciones. Es importante tener en cuenta de cómo la calidad de los instrumentos informativos y tecnológicos influye sobre el interés y la comprensión del auditorio. El uso de los instrumentos estándar /en particular, de las presentaciones de PowerPoint/ provoca una reacción casi alérgica del auditorio, pero lo más importante es que este reduce la atención y disminuye la memorización: “Ya lo hemos visto”. Cuando los oyentes tienen poco interés, para el dirigente es muy complicado lograr la comprensión del auditorio, porque la gente no está orientada en adentrarse en los argumentos y deducciones del orador. Lo mismo sucede, cuando el hombre habla de una manera indecisa, con la voz baja, inarticuladamente, es decir, carece de los hábitos oratorios. 

 En los casos de uso de los instrumentos de innovación /las presentaciones interactivas, las pantallas sensoriales/ la atención se logra más fácil a cuenta de dos factores: un elevado interés del auditorio /”¡Es algo nuevo!”/ y de las ricas posibilidades de los propios instrumentos. Son el uso de los fragmentos de video, la demostración oportuna de los datos detallados /o breves/, el mantenimiento en la pantalla de los hechos y deducciones importantes, la presentación de la información online o por medio del panel interactivo. El uso de las innovaciones  semejantes también causa un fenómeno interesante: en el proceso de la preparación el propio orador estudia el material de manera más profunda y adquiere unos conocimientos más amplios.

 A regresar al tema principal, que es la influencia sobre el auditorio, remarcamos que en esa etapa el dirigente tiene que aplicar los esfuerzos máximos, para que los oyentes percibiesen y aprendiesen todo el volumen de la información. Precisamente esta etapa crea la base para logar el objetivo principal de la presentación, o sea, provocar la toma de la decisión y pasar a las acciones.

Elevación de la calidad de presentaciones

 Lamentablemente, las presentaciones de la mayoría de dirigentes se organizan en el formato estándar de PowerPoint. Con frecuencia esto se hace debido a tres problemas, con los cuales chocan los gerentes o los estadistas, concretamente, la falta de tiempo, el desconocimiento de los instrumentos mencionados y la falta de una evaluación calificada de aparte.

 No obstante, incluso los dirigentes muy ocupados tienen posibilidades de perfeccionar sus presentaciones con ayuda de unos medios que tienen a su alcance.

 En primer lugar, el dirigente puede invitar a colaborar a las compañías especializadas, que efectuaran un análisis, escribirán el texto, crearán el material ilustrativo y prepararán una presentación interactiva y moderna. Probablemente,  a algunos dirigentes les asusta el carácter complejo de tal proceso, pero es solamente hasta el momento, cuando el gerente se diera cuenta del valor  de una presentación de calidad. Los factores, por los cuales vale la pena orientarse, eligiendo al contratista, son la profundidad del estudio del material /esto no puede ser solamente la elaboración de diapositivas, sino un uso bien orientado de los instrumentos/ y la confianza de de los clientes importantes. Una ventaja visible de tal opción es que una compañía hará todo el trabajo suyo, le abastecerá de los equipos necesarios, y incluso podrá ayudarle organizar un ensayo de la presentación.

 En segundo lugar, para organizar unas presentaciones y sus elementos efectivos, se puede usar los instrumentos-online. Entre tales se puede mencionar sliderocket.com – servicio para preparar las presentaciones desde el cero. Este servicio está integrado en “Google Chrome” y gracias a la integración en las redes sociales, contiene los esquemas, el video y flash-animación, así como las imágenes del “Flickr”, clips de YouTube y los Twitter-canales “vivos”. Para crear unas presentaciones animadas y dinámicas se puede usar prezi.com 

 Para aquellos, que prefieren usar en calidad de base para las presentaciones los computadoras-tablet y mecanismos celulares, les será útil slideshark.com  Este sitio permite cargar las presentaciones PowerPoint en iPad y en otros mecanismos celulares, conservando la animación, con la introducción del video y objetos, así como transmitir la señal al proyector o en la pantalla de plasma. El servicio infogr.am les ayudará crear sin demoras los elementos info-gráficos y diagramas interactivos para incorporarlos en las presentaciones online. 

 Los dirigentes que preparan las presentaciones en grupo, será conveniente usar el sitio mightymeeting.com , que admite incluir las presentaciones y videos en “la nube”, efectuar las presentaciones en computadora, computadoras-tablet, en smartfono y el proyector. Una solución principalmente cómoda para las presentaciones urgentes es el servicio Companion incorporado en el sitio, que garantiza un trabajo conjunto de todas las presentaciones, el intercambio de los files, una recolección operativa de las referencias por medio de las informaciones  en grupo y la comunicación vocal.

 Lo negativo de tales instrumentos a veces es la necesidad de estudiar los principios de su trabajo, y por esto ellos no siempre pueden ser usados para preparar las presentaciones en los plazos de tiempo limitados. No obstante, todos estos instrumentos siempre garantizan el interés del auditorio y ofrecen al dirigente unas  nuevas opciones para crear las presentaciones inolvidables.

 Nos queda remarcar que lo más importante que el dirigente tiene que imponer en su representación es la orientación determinada y su utilidad para el auditorio. La presentación debe exponer una nueva información, un nuevo punto de vista en el mundo, unas nuevas posibilidades, mientras que el propio dirigente tiene que estar “enamorado” en el material, conocerlo bien y saber presentarlo…o  encargar a los profesionales a celebrar su presentación. Es importante recordar, que en este aspecto todo está orientado en formar el interés y la comprensión, sobre cuya base se toma la decisión.

¡Les deseamos muchos éxitos en la preparación de unas presentaciones efectivas e impresionantes!