Арсенал занятого человека

 Очень часто бывает так, что государственные деятели, успешные бизнесмены и известные ученые представляют свои идеи и результаты работы, а до аудитории не доходит смысл сказанного и увиденного. От слушателей ускользают важные аспекты, а нередко их одолевает откровенная скука. Сейчас большинство людей перегружено информацией, поэтому для привлечения внимания ее следует представлять по-особому. При этом формат влияет не только на интерес, но во многом и на понимание – глубину усвоения материала, запоминание деталей. 

 Основная цель презентации руководителя – сформировать мнение, на основании которого люди примут правильные и нужные решения. Зачастую используются стандартные презентации в формате PowerPoint. Однако у них есть недостатки – линейность и статичность. Такой формат не вызывает интереса: выступающему приходится полагаться только на собственную харизму. А когда дело доходит до сессии вопросов и ответов, оказывается, что у него в руках нет удобного инструмента для «извлечения» опорных деталей, и аудитория только слышит: «Предыдущий слайд, пожалуйста».
В этой статье мы расскажем об инструментах, которые помогут донести нужную вам информацию до аудитории.

Инструменты воздействия

 Чтобы презентация была эффективной, следует учитывать основные принципы воздействия на аудиторию. Специалисты выделяют несколько уровней.
Смысловые (или содержательные) инструменты – это всё, что имеет отношение к содержанию презентации: неординарная подача темы, глубина ее проработки, прозрачность логических переходов в повествовании, связь материала с интересами аудитории. Крайне важны информационные инструменты, которые дают возможность обосновывать тезисы и выводы данными и фактами, представлять их в различных формах (текстовой, графической, схематической, видео) и уровнях подробности (современные HTML-презентации). Технологические инструменты – это средства, позволяющие демонстрировать презентацию (сенсорные экраны, онлайн-трансляции и т.д.). Оформительские инструменты включают в себя дизайн, уровень визуальной подачи материала, яркость и понятность визуальных образов, их полезность для запоминания материала. И наконец, личностные инструменты — персональные умения руководителя «заражать» аудиторию настроением, убеждать, расставлять смысловые акценты и подбирать доказательства и факты для обоснования выводов.

Использование всех этих инструментов необходимо для воздействия на аудиторию, которое условно можно разделить на три этапа: интерес, понимание, принятие решения (переход к действию или планирование действия).

 Наибольший интерес представляют информационные инструменты воздействия, поскольку они находятся на стыке смысловых и технологических. Именно информационными инструментами так небогаты стандартные презентации в PowerPoint. Такие инструменты используются при одновременной аналитической (к примеру, перевод текстов в схемы, графики, выделение ключевых положений) и технологической (использование современных инструментов) обработке.

 Яркий пример эффективного использования информационных инструментов — отчет Виктора Вексельберга перед Дмитрием Медведевым о работе Фонда «Сколково» в 2011 году. Президент России имел возможность не только отстраненно смотреть на презентацию, но и самостоятельно углубляться в детали по интересующим его вопросам.

 Сделаем небольшое отступление и рассмотрим особенности психологического восприятия презентаций. Важно учитывать, как качество информационных и технологических инструментов влияет на интерес и понимание аудитории. Использование стандартных инструментов (в частности, презентаций PowerPoint) вызывает почти аллергическую реакцию у аудитории, но самое главное – рассеивание внимания и снижение уровня запоминаемости: «Мы это уже видели». В случае невысокого интереса слушателей руководителю трудно достичь понимания аудитории, потому что люди не настроены на то, чтобы вникать в аргументы и выводы выступающего. То же самое происходит, когда человек говорит неуверенно, тихо, невнятно, невыразительно, то есть не обладает ораторскими навыками. 

 В случае использования инновационных инструментов (интерактивные презентации, сенсорные экраны) понимание достигается легче за счет двух факторов – высокого интереса аудитории («Это что-то новое!») и обширных возможностей самих инструментов. Это и использование видеофрагментов, и демонстрация детальных (или кратких) данных в нужный момент, и сохранение на экране важных фактов и выводов, и представление информации онлайн или посредством интерактивной панели. Применение подобных инноваций также влечет за собой интересное явление: сам оратор при подготовке более глубоко прорабатывает материал, лучше им владеет.

 Возвращаясь к основной теме, – воздействию на аудиторию – отметим, что этап, на который руководителю необходимо приложить максимум усилий, заключается в том, чтобы слушатели восприняли и усвоили весь объем информации. Именно этот этап закладывает основу для достижения главной цели презентации – принятие нужных решений и переход к действиям.

Повышение качества презентаций

 К сожалению, презентации большинства руководителей выполняются в стандартном формате PowerPoint. Часто это связано с тремя трудностями, встающими перед топ-менеджерами или государственными деятелями: нехваткой времени, незнанием инструментов и отсутствием квалифицированного взгляда со стороны.

 Однако даже у самых занятых руководителей есть возможности улучшить свои презентации с помощью ряда доступных средств.

 Во-первых, руководитель может привлечь к сотрудничеству специализированные компании, которые проведут анализ, напишут текст, создадут иллюстративный материал и подготовят современную интерактивную презентацию. Вероятно, некоторых пугает сложность подобного процесса, но лишь до тех пор, пока топ-менеджер не осознает ценность качественной презентации. Факторы, которыми стоит руководствоваться при выборе подрядчика, являются: глубина проработки информации (это не может быть просто оформление слайдов, это должно быть направленное использование инструментов) и доверие крупных заказчиков. Явное преимущество такого выбора заключается в том, что компания сделает работу за вас, обеспечит оборудованием и даже поможет отрепетировать презентацию. 

 Во-вторых, для создания эффектных презентаций и их элементов возможно использование онлайн-инструментария. Среди них можно назвать sliderocket.com – сервис для подготовки презентаций с «нуля». Он интегрирован в «Google Chrome» и содержит схемы, видео и flash-анимацию, а также изображения с «Flickr», ролики с «YouTube» и «живые» Twitter-каналы благодаря интеграции с социальными сетями. Для создания динамичных анимированных презентаций можно использовать prezi.com. 

 Тому, кто в качестве базы для демонстраций предпочитает использовать планшетные компьютеры и мобильные устройства, подойдет slideshark.com. Сайт позволяет загружать презентации PowerPoint на iPad и другие мобильные устройства с сохранением анимации, вставок видео и объектов, передавать сигнал на проектор или плазменный экран. Сервис infogr.am поможет быстро создать инфографические элементы и интерактивные графики для включения в онлайн-презентации. 

 Руководителям, которые готовят презентации в группе, целесообразно использовать сайт mightymeeting.com, дающий возможность добавлять презентации и видео в «облако», вести онлайн-демонстрации на компьютере, планшете, смартфоне и проекторе. Принципиально удобное решение для срочных презентаций – встроенный в сайт сервис Companion, обеспечивающий совместную работу над презентацией, обмен файлами, оперативный сбор отзывов через групповые сообщения и голосовую связь.

 Недостатком таких инструментов иногда является необходимость разбираться с принципом их работы, поэтому они не всегда подходят для подготовки презентаций в короткие сроки. Но все инструменты неизменно обеспечивают интерес аудитории, открывают руководителю новые возможности для создания запоминающихся презентаций.

 Остается отметить, что главное, что руководитель должен вложить в свою презентацию, – это целенаправленность и полезность для аудитории. Презентация должна давать новую информацию, новый взгляд на мир, новые возможности, а сам руководитель должен быть влюблен в материал, хорошо его знать, уметь подать или … поручать свою презентацию профессионалам. Ведь важно помнить, что все нацелено на формирование интереса и понимания, на основании которых принимается нужное решение. 
Желаем вам удачи в подготовке эффективных и эффектных презентаций!